Tid er et knapphetsgode. Derfor må vi forvalte tiden vår best mulig om vi skal lykkes i salg og business. Vi ser på 10 gode tips.
I moderne tidsstyring er vi ikke bare opptatt av å være effektive, vi må også gjøre det rette tingene. Å hogge effektivt i feil skog blir ikke bra – ei heller å hogge langsomt i rett skog.
Her er ti forbedringforslag som du kan dra nytte av til å styre din tid bedre.
1. Gå løs på dagens viktigste utfordring først – slutt å trénere!
Ring den vanskelige kunden. Book det viktige møtet. Ta opp den ubehagelige tingen med sjefen. Sett deg ned ansikt-til-ansikt med den ansatte som ikke gjør jobben sin.
Trenéring (det vil si å usette ting) er en av de største tids- og energityvene i salg og business (og i livet). Har du en tendens til å skyve på ting enten det skyldes sløvhet eller vegring, så taper du penger – så enkelt er det.
Du vil også bli mindre lykkelig enn du kunne vært, fordi du på et eller annet plan vil plages av dårlig samvittighet.
2. Si nei!
Sier du ukritisk ja til andre henvendelser, forespørsler og prosjekter, så vil det naturligvis gå utover den tid du har tilgjengelig for det som er viktig for deg. Du må rett og slett stålsette deg og si nei til mange forespørsler.
3. Bruk et gjøremålsystem – og prioritere dagens gjøremål!
Det siste du gjør før du legger deg, bør være å sette opp en liste over morgendagens gjøremål. Hvis ikke du gjør det kvelden før, så gjør det som første aktivitet om morgenen.
Jeg anbefaler at du lager liste over både private og forretninggjøremål i samme slengen.
Personlig har jeg et elektronisk system (ToDo fra Appigo) for å holde styr på alle gjøremål (*). Mitt system inneholder stor og smått – fra trivielle ting til store prosjekter. Alla data ligger i skyen (Dropbox.com) og jeg kan hente og legge inn data fra alle duppendingsene mine fra smartelefon og nettbrett til bærbar pc og stasjonær pc. Mao har jeg nesten alltid tilgang til å krysse av for gjennomført, sjekke, legge inn, endre eller slette alle gjøremål.
Et slikt system reduserer stress – fordi jeg slipper å huske på ting, jeg blir varslet innen fristen, og jeg kan legge inn gjøremål så fort jeg kommer på dem. Det frigir energi og kapasitet til å mobilisere rundt de viktige gjøremålene.
(*) Kunderelaterte gjøremål har jeg i skybasert CRM-verktøy.
Selv om jeg har et helautomatisert system, skriver jeg ned dagens gjøre mål på et stykke A4 papir – med ToDo og CRM-verktøyet som kilder.
Jeg deler det først i to kollonner én for for business og én for privat. Deretter deler jeg i to rader. Den øverste raden for det som haster og må/bør gjøres i dag og den andre for det som ikke haster like mye, som jeg evt tar fatt på når jeg er ferdig med det som haster.
Det tar meg kanskje 5-10 minutter pr. dag med «dobbeltarbeid» å føre en daglig gjøremålsliste på papir. Dog for meg er det verdt det – fordi jeg får bedre totaloversikt over dagens gjøremål og fordi det gir meg aneldning til daglig vurdering og prioritering
4. Redusere eller fjerne alle kilder til stress.
Både punkt 2 ( systematikk i alle gjøremål) og 3 (evne og vilje til å si nei) ovenfor reduserer stress.
En annen viktig kilde til stress er mennesker som har en negativ påvirkning på deg. Som vi skrev om i «Mennesker du bør sky», bør du redusere betydelig omgang med mennesker som er tids- og energityver.
Kan videre du delegere oppgaver til andre som har bedre forutsetninger enn deg for å løse dem (tid / anledning, ønske, kompetanse etc) så vil du redusere eget stress.
Med dette mener jeg ikke å dytte oppgaver du selv åpenbart bør gjøre over på andre – det skaper mer stress og uro.
Delegering eller bedre arbeidsfordeling gjelder særlig de tapre og flittige som trives i rollen som overarbeidene helter. Det er direkte sløsing med «heltemodig» overarbeid. Da oppstår den paradoksale situasjonen at noen er overbelastede og frustrerte martyrer og flaskehalser, mens andre har for lite å gjøre og får ikke «brukt» evnene sine; en klassisk tap-tap-situasjon.
5. Redusere / effektivisere interne møter
I salg og business er interne møter ofte rene sløseriet. I artikkelen «Hvordan nøytralisere møteplagere» så vi på taktikker for å gjøre møter mer effektive. Krystallklar og fokusert agenda, tidsallokering pr. agendapunkt, start og stopp møtet presist, før referat underveis – bestående kun av agenda, beslutninger og handlingspunkter med ansvar og frister – er noen av elementene i mer effektive møter.
Du bør også se på hvilke møter du bør / må delta i. Kun de som må være med bør stille i interne møter. Lynkorte møter på 5-10 minutter med ett agendapunkt kan være effektivt.
Et annet triks er å legge møter til fredag kl 15:00 – da sikrer du at kun de som anser det som viktig stiller og at møtet blir ferdig i tide.
6. Sett frister.
Sett frister og ta dem på alvor. Pass på å sette realistiske frister og gjør så alt som står i din makt for å holde fristene.
Er du én av dem som kun tar frister andre setter på alvor, mens du overser dine egne frister – har du et betydelig forbedringspotensial. Ved å sette og overholde egne frister, tar du bedre styring over ditt eget liv. Du vil ta egne gjøremål mer på alvor, og du får gjort ting som er viktig for deg. Det blir lettere å si nei til andre som prøver å stjele din tid.
Du vil rett og slett bli mye mer produktiv over tid.
7. Del store ting opp i små deler
Store prosjekter / gjøremål må deles opp i mindre porsjoner for at du skal få gjennomført dem.
Skal du skrive en bok – så må den skrives én side av gangen.
Et gjøremål som heter: «Skrive bok» blir aldri noe av.
- man: skrive bok
- tirs: skrive bok
- ons: skrive bok
- tors: skrive bok
- fred: skrive bok
- lør: skrive bok
- søn: skrive bok
Dette er oppskriften på en bok som aldri blir noe av.
Derimot:
- man: kladde en side om overordnet idé for boken@
- tirs: kladde innholdsfortegnelsen med hovekapitler
- ons: kladde forste siden av boken (åpningen)
- tors: kladde siste side av boken (sluttten)
- fred: skrive 1 side i kapittel 1
- lør: skrive 1 side i kapitel 1
- søn: skrive 1 side i kapittal 1
Her er prosjektet delt opp i daglige, håndterbare gjøremål. Dette er oppskriften på en bok som sannsynligvis blir noe av.
8. Unngå å sjonglere mange ting på en gang (multitasking)
Vi mennesker er serielle dyr – som fungerer best når vi gjør én ting av gangen. Det betyr ikke at du må fullføre et helt prosjekt før du kan gjøre noe annet. Det betyr at du bør fullføre ett gjøremål før du begynner på det neste.
Når det gjelder langsiktige gjøremål som krever mye forberedelser – og opprydding etterpå, kan det være lurt å sette av solide blokker med tid hvor du kan jobbe uforstyrret med gjøremålet. Hvis ikke går mye av tiden med på mental omstilling, forberedelser og opprydding (svitsjekostnader).
Er du skuespiller og det trengs tre timer for kostymepåkledning og sminking før filming og to timer etter, er det lite rasjonelt å filme 30 minutter. Da er det rasjonelt å filme så mange timer som er praktisk og forsvarlig – slik at jobbing med det faktiske gjøremålet er størst mulig i forhold til ekstraarbeidet.
Dette gjelder alle typer oppgaver der omstilling, «rigging» og «rydding» er en del av gjøremålet.
9. Sett tidlig i gang
Etter en god natt søvn, er du (så snart du har våknet ordentlig) uthvilt og frisk. Det fleste forretningsfolk som lykkes, kommer tidlig i gang på morgenen.
Jeg tror aldri jeg har opplevd en toppselger som begynner å jobbe kl 10:30. Uten unntak så kommer de seg igang tidlig om morgenen.
10. Få nok god søvn
Nok og god søvn er viktig i salg og business (og i livet.) Du er mer skjerpet, du er mer utholdende, du klarer å konsentrere deg bedre, du er mer disiplinert, du er mer robust, du er mer optimistisk og du tåler mer motstand og tilbakeslag når du er frisk og uthvilt.
Du vil få bedre styring over tiden og gjøremålene dine om du kommer deg tidligere i seng, sover bedre og derved kommer igang tidligere på morgenen.
Lykke til!
