Skriv deg til suksess – del I

Avatar photo

jens

I business – ikke minst i salg – er evne til å skrive godt forsatt en dyd. Med en økende forekomst av anbud eller anbudsliknende kjøpsprosesser, er skriftlig kommunikasjon viktigere enn noensinne.

B2B rekruttering – innleie – lederutvikling – salgsledelse – salgstrening – møtebooking

I denne artikkelen ser vi på prosessen før du skriver:

  • Vær bevisst på hensikten med budskapet og velg rett strategi!
  • Velg ditt publikum og skriv for det!
  • Vær tydelig med ditt nøkkelpoeng!
  • Hold budskapet så kort som mulig!
  • Velg struktur, kanal / plattform for det du skriver!
  • Bestem rekkevidden av ditt budskap!
  • Skriv overskuelig!

Hensikt / strategi

  • Hvorfor skriver du dette?
  • Hvilket formål skal det tjene?
  • Hva skal du oppnå overfor leseren?
  • Hva vil du at leser skal gjøre?
  • Hvordan er timingen? (tidlig eller sent ute?)
  • Er skriftlig kommunikasjon det beste valget?

Publikum

  • Hvem er budskapet til?
  • Helt presist, hvem er leseren?
  • Er det flere lesere?
  • Hvis målrettet kommunikasjon, hvilke navngitte personer bør motta budskapet?
    (Husk: ikke for mange og ikke for få mottakere!)
  • Hva er leserens rolle? (beslutte, påvirke, gjennomføre, annet…)
  • Hvor godt kjenner leser det du skriver om?
  • Hvordan vil leser reagere på hovedbudskapet (positiv, negativ, åpen, lukket, likegyldig)?
  • Hva er godene for leser?
  • Hvorfor skal vedkommende gidde å lese det?
  • Hvorfor skal leser være enig?
  • Hvordan kommer leser til å bruke budskapet?
  • Hvordan ønsker publikum å motta denne type kommunikasjon?

Nøkkelpoeng

  • Hva er det viktigste poenget du vil ha frem om lesere skulle glemme alt annet?
  • Få frem poenget tidlig i budskapet ved hjelp av en eller to korte setninger!
  • Resten av kommunikasjonen skal underbygge hovedpoenget.
  • Hva så? Hvordan angår / påvirker dette leser?
  • Hvis det er sant det nøkkelbudskapet hevder, hva slags effekt får dette på lesers situasjon?

Lengde

  • Kortere er gjerne bedre.
  • Et kort, konsist budskap fanger lettere leserens interesse.
  • Hjelp leserne dine spare tid!

Plattform / kanal

  • Hva slags format / plattform er best?
  • dokument
  • presentasjon
  • brev
  • e-post
  • sms
  • faks
  • LinkedIn-melding
  • Chat-dialog
  • Facebook-melding
  • Skype-melding
  • Posting på nettside, blogg, Facebookside

  • Kan budskapet fremføres bedre ikke-skriftlig?
  • møte ansikt-til-ansikt
  • telefon
  • web-/videokonferanse

Rekkevidde

  • Hvor vidt skal du favne?
  • Hvor dypt skal du gå?
  • Avstem med publikum, hensikt og nøkkelbudskap!
  • (Ex. En adm. dir. vil normalt ikke ønske å lese dyp, faglig kommunikasjon, mens en fagekspert vil kunne nedvurdere overordnet kommunikasjon om eget fagfelt)

Overskuelighet

  • Gi teksten et utseende som svarer til innholdet!
  • Bruk avsnitt. Ved lange avsnitt, sett mellomtittel!
  • Bruk lister når du skal formidle parallelle poenger, tall eller fakta!
  • Krydre teksten med illustrasjoner, diagrammer og tabeller! Sørg for sammenheng mellom illustrerende virkemidler og tekst!
  • Husk riktig tegnsetting!