Interne møter er en dyd av nødvendighet. Men det krever stringens for å unngå sløsing, og du må for all del håndtere møteplagerne.
Her er en liste over noen av de verste møteplagerne:
- Pratmakeren
- Meta-møte-makeren
- Herr-komme-når-han-vil
- Frøken-snakke-om-mine-ting
- Drifteren
Pratmakeren snakker på inn- og utpust. Det er gjerne en omvendt sammenheng mellom monologenes lengde og antall ord – på den ene siden, og substansen i budskapene på den andre.
Meta-møte-makeren elsker møter så høyt at han gjerne kan ha møter for å snakke om møter. Han ser på møter som en verdi i seg selv.
Herr-komme-når-han-vil har så høye tanker om seg selv at han oppriktig mener at han kan dukke opp når han vil. En avart er den surrete professor-typen som er helt oppslukt i sin egen verden. Uavhengig av årsak, er slik atferd tids- og energityveri.
Frøken-snakke-om-mine-ting klarer å vri alle møter til samtale om hennes prosjekter og utfordringer. Dette kan ta mange former fra det åpenbare til det skjulte.
Vokt deg for fraser som: «…det minner meg om …», «… det får meg til å tenke på…».
Sist, men ikke minst, så har vi Drifteren som kaller inn til møter uten mål, mening eller agenda. Da kan man være sikker på at ingen verdier blir skapt.
Vi som jobber i salg, må ha et særdeles bevisst forhold til interne møter.
En sunn leveregel er å anse alle interne møter som sløsing i utgangspunktet. Så får man heller la seg overbevise om at det er annerledes.
For å nøytralisere møteplagerne bør du gjøre følgene:
- Sett en krystallklar agenda – dropp Eventuelt-punktet!
- Sett eksplisitt tidsallokering pr. agendapunkt!
- Start møtet på sekundet og ta umiddelbart fatt på de viktigste tingene!
- Unngå utenomsnakk (hvordan har alle hatt det i helgen etc.) – hopp rett i dét!
- Ta statusrapporteringer på e-post / intranett / telefon. Møter er fora for nødvendige diskusjoner og for å fatte beslutninger.
- Før referat underveis i møtet – det skal innholde kun agenda, beslutninger og handlingspunkter! Uavklarte problemstillinger blir fremtidig handlingspunkter.
- Send referatet kun til dem som skal ha det – som siste punkt i møtet!
- Styr samtalen tilbake på rett tema ved første antydning til at samtalen sklir vekk fra agenden. Jo lenger samtalen vedvarer utenfor agendaen og lengre vekk samtalen er fra agendaen, dess vanskeligere blir det å komme tilbake på sporet.
- Ikke tillat at det utarter seg til engasjement rundt temaer uvedkommende det gitte møtet. Hvis problemstillingen er relevant, tilby at temaet kan bli et agendapunkt på et fremtidig møte.
Lykke til med å skape verdifulle møtearenaer hvor viktige og relevante ting blir diskutert og hvor nødvendige beslutninger fattes.
