Møter på sitt beste er produktive og handlekraftige forsamlinger av de rette mennesker som diskuterer de rette tingene og fatter beslutninger etter en stringent og relevant agenda. På sitt verste – og dessverre vanlige – er møter det reneste sløseriet.
Som bedriftsrådgiver jobber jeg daglig med ledere, og det er en ting som står frem: alle møtene.
En stakkars leder i dag gjør ikke stort annet enn å fly i og mellom møter i perioden 08:00 og 16:00. På vei fra det ene møtet til det andre, blir leder stoppet og avkrevd oppmerksomhet rundt en eller annen problemstilling.
Møter har ofte utydelig agenda og hensikten er uklar. Regien under møtet er ofte svak og tidsstyringen elendig. Ledere ender som regel opp med en rekke gjøremål som må utføres utenom arbeidstid.
Denne dysfunksjonaliteten skaper frustrasjon, stress og manglende følelse av mestring – noe som er verken produktivt eller helsebringende.
For å bøte på denne situsjonen har vi laget følgende antimøte sjekkliste:
1. Oppdatering vs diskusjon og beslutning?
Mange av møtene der man kun skal informere er bortkastede. Ofte kan e-post og rapporter håndtere basis informasjonsbehov. Korte informasjonsmøter der viktig informasjon presenteres kan fungere greit, det vi søker å unngå er møter med uendelige meningsutvekslinger uten mål og mening.
2. Må det være ansikt-til-ansikt?
Det finnes en rekke tidsbesparende, digitale verktøy for gjennomføring av møter uten at aktørene må møtes ansikt-til-ansikt – typisk den mest kostbare møteformen.
3. Må alle inviteres?
Den som initierer et møte bør være meget bevisst på hvem som inviteres. Kun dem som kan bidra til bedre diskusjoner og beslutninger bør være med.
Standard bør være – hvis i tvil, ikke invitér. Det vanlige er dessverre: hvis i tvil, invitér. (Dette er analogt til den typiske e-postukulturen der man inkluderer alt for mange på mottakerlisten.)
Blir du invitert i et møte, vurdere om du virkelig bør være med. Hvis i tvil, vri deg unna.
4. Regn på hva et gitt møte koster før du kaller inn.
Det kan være en sunn eksersis å tenke på alternativkostnaden for et møte.
10 mennesker i et to-timers møte er 20 arbeidstimer. Er det den beste bruken av tid for disse 10 menneskene? Kanskje du – etter nærmere vurdering – kommer frem til at fem mennesker i et halv times spisset møte er det som trengs. Da har du spart 17,5 arbeidstimer for bedriften din.
5. Er det et krystallklart og vettugt mål eller utkomme fra møtet?
Et hvert møte må ha et krysttallklart mål eller utkomme. Hvis ikke du kan svare på hva som skal bli resultatet av møtet – dropp det. Hvis ønsket utkomme er tydlig, men ikke verdifullt nok, dropp møtet.
6. Er møtet beslutningsdyktig?
En møteforsamling som ikke er beslutningsdyktig er et supperåd. Sørg for at mennesker med tilstrekkelige pondus kommer på møtet slik at beslutninger eller utkomme fra møtet får nødvendig forankring.
7. Er det en tydelig, forståelig og gjennomførbar agenda?
Møter uten agenda eller med diffus agenda, bør kanselleres. Ikke lag søkke-og-snøre-agendaer nærmest som en slags kollektiv huskeliste. Sett opp fornuftige og relevante punkter på agendaen – og sett deg et knallhardt mål om at agendaen skal gjennomføres i tide.
8. Har møtet en dyktig, nøytral og displinert møteleder?
Å lede et møte er en kunst, et håndverk og et fag.
La en person med gode evner til å styre en forsamling – lede møtet. Pass på at møteleder selv ikke har mye på hjertet rundt saken. Vedkommende kan fort bli en tyrrannisk møteplager og ingen møteleder.
Ideelt sett velger du en person med pondus, et balansert syn på saken og en god porsjon selvdisiplin.
9. Er det avklart krystallklare tidspunkter for start og slutt på møtet?
Alle møter bør starte og avslutte til rett tid. Møteleder bør lukke døren og sette i gang møtet på avtalt tidspunkt. For å unngå at møtet drar ut, er det lurt å ha en «hard» frist som gjør det vanskelig å la møtet gå utover avtalt tid.
10. Lag et actionreferat!
Møteinitiator må sørge for dokumentering av kjerneproblemstillinger, nøkkelsynspunkter og avtalte actionpunkter med ansvar og frister.
11. Er det eierskap til oppfølging av beslutninger?
Møteinitiator må sørge for oppfølging av alle actionpunkter. Hvis ikke blir møteforsamlingen bare et supperåd forkledd som produktivitet.
- Målet er å skape en god møtekultur som viktig brikke i en prestasjonkultur.
- Møter er til for at problemstillinger skal diskuteres og beslutninger om videre fremdrift fattes.
- Kun folk som har noe å bidra med skal delta.
- Agendaen skal være relavnt og tydelig, og tidsstyringen skal være stram.
- Møteeier skal plassere ansvar for videre fremdrift og følge opp at alle gjør det de skal i etterkant.
Er du ikke villig til å gjøre dette – dropp møtet.
