En svært viktig, men ofte neglisjert oppgave for selgere er oppfølging etter møter med prospektive kunder.
Den jevne selger for vane rutinemessig å sende tilbud i etterkant av et møte, uavhengig av om han har forstått kjøpers behov og hjulpet kjøper med å utvikle en løsningsvisjon knyttet til selgers produkt. Dersom selger ikke har kommet så langt i salgsprosessen at han kan sende tilbud, blir det ofte med en muntlig avtale om gjensidig oppfølging.
Det eneste sikre i slike situasjoner er at ingen ting vil skje. Kjøpers prosesser er typisk såpass omfattende at handling fra kjøper ikke vil skje basert på utsagn.
I løsningsorientert salg bruker vi oppfølgingsbrev etter alle relevante kontakter med kjøpere eller mulige kjøpere.
Den første varianten bruker vi etter møter med en mulig sponsor i kjøpers organisasjon. En sponsor er en person i kjøpers organisasjon som, dersom vi klarer å skape kjøpsvisjon hos ham / henne, ikke kan si ja til en ordre men kan skaffe oss tilgang til beslutningstager.
Oppfølgingsbrevet dokumenterer vår forståelse av møtet som selger og er samtidig et viktig verktøy for sponsor i det videre innsalget internt i egen organisasjon. For selger er oppfølgingsbrevet til sponsor et viktig middel for å få tilgang til beslutningstager.
Oppfølgingsbrevet til sponsor skal inneholde en oppsummering av det behovet og årsaksbildet som vi sammen med kjøper har kommet frem til. Brevet skal også inneholde den løsningsvisjon vinklet til fordel for vårt produkt samt enigheten om videre fremdrift som man oppnådde på møtet.
Videre skal oppfølgingsbrevet til sponsor brukes for å kjøpslå om aksess til beslutningstager der dette ikke er oppnådd i møtet – samt forslag til bevisføring overfor sponsor for å dokumentere at det vi har sagt om våre løsninger overfor sponsor i møtet – faktisk stemmer.
Vi vil ofte oppleve at sponsor krever mer håndfaste bevis (enn selgers påstander) før han eller hun er villig å gjøre videre innsalg for oss overfor beslutningstager. Eksempel på slik bevisføring kan være å arrangere et telefonmøte mellom sponsor og en eksisterende referansekunde.
Oppfølgingsbrevet til sponsor legger til rette premissene for et oppfølgingsmøte med beslutningstager hvor man igjen skal gjennom rutinen med å utdype behovet og skape kjøpsvisjon knyttet til vårt produkt.
Sammenlignet med ukritisk bruk av tilbud etter møter med sponsorer er oppfølgingsbrevet et mye mer løsningsorientert verktøy. Det gjenstår mye salgsarbeid etter et møte med sponsor.
Til sammenligning, når vi har sendt et tilbud er salgsprosessen avsluttet. Vi har gitt fra oss makten og initiativet på et tidlig punkt i salgsprosessen lenge før vi har skapt en sterk kjøpsvisjon hos selskapet.
Hvis vi jobber på denne måten, vil vi typisk oppleve lav tilslagsprosent på våre tilbud, og vi vil bruke mye av tiden vår på å vente på at kunder skal bestemme seg. Konsekvensen av dette blir at vi sliter med å skille mellom kjøpende og ikke kjøpende kunder, og derved kaster bort mye tid og ressurser som kunne vært brukt rettet mot prospekter med stort kjøpspotensial.
Den andre varianten av oppfølgingsbrev sender vi til beslutningstager etter møter med ham eller henne. Oppfølgingsbrevet skal dokumentere et vellykket salgsmøte samt være et middel for å sette i gang en konkret kjøpsprosess i kjøpers organisasjon.
I oppfølgingsbrev til beslutningstager summerer vi opp behovet slik det manifesterer seg på beslutningstagernivå. Deretter dokumenterer vi årsaken til behovet og den løsningsvisjon vi har skapt hos beslutningstager, relatert til vårt produkt, samt gjensidig enighet om å gå videre.
Vi avslutter oppfølgingsbrevet med forslag til en potensiell fremdriftsplan som spenner fra dags dato og til gjennomført leveranse av produktet.
Heller ikke etter møtet med beslutningstager rusher vi tilbake til kontoret for å sende et tilbud når vi jobber etter prinsippene i løsningsorientert salg. Målet vårt er først og fremst å få definert kjøpeprosessen i selgers organisasjon. Vi ønsker å få kvalifisert kjøper før vi eventuelt dedikerer ressurser til videre oppfølging. Først i fremdriftsplanen legger vi frem når vi vil presentere kostnadene ved å investere i vårt produkt.
Målet er å ha diskutert og kommet til enighet med kjøper vedrørende alle viktige aspekter ved salget (deriblant nøyaktig beløp knyttet til investeringen), før vi som selgere gir kjøper et «tilbud.» For som sagt tidligere, når vi har gitt tilbudet til kjøper, har vi også gitt fra oss muligheten til å gjøre videre innsalg.
PS: For ordens skyld, e-post er det vanligste mediet for oppfølgingsbrev. Av og til kan tradisjonell post være riktig, mens andre kanaler som chat, SMS egner seg i spesifikke situasjoner – der lagring og gjenfinning av kommunikasjon ikke er nødvendig.
