Sender du uoppfordret e-post der du ber mottaker om noe, bør du være tydelig, konsis, relevant og komme raskt til poenget. Hvis ikke ender e-posten garantert i bøtta.
De fleste av oss mottar daglig flere e-post enn vi makter / ønsker å lese. Vi har derfor utviklet sterke sorteringsmekanismer. I løpet av et par sekunder beslutter vi om vi skal ignorere, slette, lese, arkivere eller hoppe over en gitt e-post.
Skal du sende e-post til en mottaker der du ønsker noe av vedkommende, må du derfor være svært konsis, bevisst og tilretteleggende.
7 tips for å skrive bedre e-poster
1.Gjør det lett å svare «ja» eller «nei».
Vær særdeles tydelig på hva du ber om! Gjør det lett for mottaker å svare uten at vedkommende må be om nærmere forklaring! Vær eksplisitt på hva slags handling du ber mottaker gjøre!
Pass på at vedkommende ikke må lese mailen grundig for å forstå hva du ber om. Er du utydelig, diffus eller langtrukken kan du være absolutt sikker på at mailen din ikke blir tatt på alvor. Den vil bli slettet eller ignorert.
På engelsk snakker vi at du må være tydelig på ditt «call for action».
Vær også tydelig og eksplisitt på hvordan du vil følge opp i etterkant.
2.Være presis, konsis og kom til poenget
Med de få sekundene du har til rådighet, må hvert ord telle. Du må også komme til poenget særdeles raskt.
Forvent at e-posten din ikke blir lest i sin helhet, den vil bli skumlest – i beste fall. Dersom e-posten må være lenger enn noen få linjer, bruk kommunikasjonsgrep som kulepunkter, overskrifter og fet skrift på nøkkelord. Hensikten er å formidle essensen til en skumleser.
I en lengre e-post, bør selve nøkkelforespørselen være skrevet i fet skrift slik at den kommer klart og tydelig frem. Det er ikke noe poeng å gå rundt grøten.
Søk å sette en naturlig tidsfrist. Selv om du har begrenset innflytelse i en situasjon der du sender en uoppfordret e-post, så kan det være lurt å gi vedkommende en indikasjon på når en eventuell avgjørelse bør foreligge.
Det blir av typen: «Dersom dette er aktuelt for deg, hører vi gjerne fra deg innen utgangen av …»
3.Skriv noe spennende i emne-feltet
Emnefeltet er nøkkelen til om e-posten blir lest eller ikke. Gode emner ligger i skjæringspunktet mellom å være tydelige og interessante. Målet med emnefeltet er å rette mottakers oppmerksomhet mot budskapet og å gjøre vedkommende nysgjerrig.
Husk på at emnet ikke må være så fullstendig at vedkommende tar stilling til e-posten uten å åpne den.
Å formulere gode emner er en blanding av kunst, håndverk og teft, men du må bli god på det dersom du vil at folk skal åpne e-postene dine. Hvis ikke stoppes du av mottakers menneskelige søppelpost-filter.
4.Skreddersy
Ber du om noe fra en mottaker som ikke kjenner deg, må du skreddersy e-posten. Standard-eposter vil bli oppfattet som nettsøppel og behandlet deretter.
Formuler noe som åpenbart kun er rettet til vedkommende! Vis interesse og respekt for mottakers ekspertise, bakgrunn og posisjon! Gjør det åpenbart at du har satt deg inn i vedkommendes situasjon.
På den annen side, ikke gå overbords i din hyllest av mottaker. Det virker påtatt, og du vil bli vurdert som en lettvekter – og din e-post ignorert.
5.Unngå floskler, svulstigheter og plattheter
Bruk et nøkternt språk og begrens bruken av adjektiver. Vokt deg for bruk av floskler, salgsfraser, plattheter som synergier, muligheter, tilbud, unik etc.
«Once in a lifetime…»
«Unique opportinity…»
Det blir jo som kroneksempelet: «This is a very special deal. Only for you my friend.»
6.Ta høyde for at e-posten sannsynligvis blir lest på mobil
Mens du kanskje skriver e-posten på en pc, er det betydelig sjanse for at e-posten leses via en mobil. Det som virker kort og konsist på en stor skjerm, kan fremstå som en lang utredning på en mobil.
Send derfor e-posten til deg selv først og les den på en telefon. Gjør deretter nødvendige kutt slik at e-posten leses greit via en smart-telefon.
7.Ikke ha vedlegg når mottaker ikke kjenner deg
Vedlegg øker risikoen for mottaker. Er du ukjent for mottaker, bør du simpelthen droppe vedlegg. Det kan heller komme i eventuell oppfølgingsdialog – når kontakt er etablert. Pass på at e-postsignaturer kan skape vedlegg uten at du merker det.
