Forretningsmøte over en kopp kaffe er et glimrende verktøy for å styrke relasjoner, knytte kontakter og utvide horisonten. Kaffemøtet kan danne grunnlaget for en ny, langsiktig og robust relasjon.
Møter ansikt-til-ansikt er fortsatt en av bærebjelkene i forretningslivet.
All verdens digitale kontaktformer kan enda ikke utkonkurrere effekten av gode møter mennesker i mellom. Det er særlig i tidlig fase av byggingen av en relasjon at menneskelig direktekontakt er essensiell. Når relasjonen først er etablert, kan digital kommunikasjon i stor grad ta over.
Møte over en kaffe er blitt en glimrende arena for relasjonsbygging. Tilgjengeligheten av steder er enorm, og kaffemøter er mindre forpliktende og mer tidsbesparende for begge parter – enn et formelt businessmøte.
Ti råd for effektive møter over kaffe.
1.Vær krystallklar i din intensjon når du ber om et kaffemøte
Før du kontakter en person og ber om et kaffemøte, tenk gjennom hvorfor du ber om et slikt møte.
Hva ønsker du å oppnå, hvorfor skal du investere tid i dette? Og i særdeleshet – hvorfor skal vedkommende investere tid og oppmerksomhet på et møte med deg? En nøkkelregel i business og i salg er aldri å kaste bort andre menneskers tid.
2.Bruk ansikt-til-ansikt-situasjoner til å berede grunnen for et kaffemøte
Treffer du en spennende person du gjerne vil bli bedre kjent med, er det en ypperlig anledning til å så frøet om et fremtidig kaffemøte. «Hei Per, jeg ser du må haste videre. Skulle vi ta en prat videre om dette over en kjapp kaffe en dag? Jeg følger opp på e-post.»
3.Forbered deg godt
Akkurat som til et vanlig businessmøte, bør du forberede deg godt. Et kaffemøte er typisk maks 30 minutter. Da har du ikke råd til å bruke tiden på å spørre om ting du kan lese deg opp på – før møtet.
4.Alltid være ute i god tid
Når du har bedt om et møte, aldri vær for sent ute! Legg inn ekstra tid for uforutsette ting (trafikk, vær)! Vær heller 30 minutter for tidlig ute!
5.Tilby å betale
Spør hva den andre vil ha og tilby å betale! Et kaffemøte er uansett billig. Hvis vedkommende insisterer på å betales selv, la vedkommende gjøre det. Ikke bruk mer enn noen få sekunder på dialog om betalingen!
6.Ha maks én spesifikk, viktig forespørsel
Hvis du skal be vedkommende om noe i løpet av møtet, vær tydelig og presis i din forespørsel! Gjør det enkelt for vedkommende å svare.
7.Ta notater og følg opp
Noter med penn og papir underveis. Skriv ned i særdeleshet det du lover å gjøre, så du husker å holde ord! Få ting ødelegger troverdigheten din mer enn å forespeile noe og så glemme å følge opp. En slik glipp i en fersk relasjon, kan være nok til at du aldri klarer å bygge opp tilliten. Unngå å bruke elektroniske verktøy for å ta notater på et kaffemøte!
Så snart du er tilbake på plass på kontoret, sett inn i gjøremålsystemet ditt de handlingspunktene som står på deg! Litt utover dagen en dag etter møtet er bra timing for oppfølging. Oppfølgingen din er gjerne litt mer uformell både i form og tone etter et kaffemøte enn etter et vanlig businessmøte.»Hei Per. Takk for en spennende prat i går. Jeg følger opp med xxx som vi avtalte. Vedlagt følger lenken til saken som jeg snakket om. Jeg tar kontakt med deg om 14 dager for å …»
8.Tilby noe av verdi
Du har gjerne booket et kaffemøte fordi du ønsker å oppnå noe. Som motvekt til det du vil oppnå, bruk møtet for å lete etter en anledning til at du kan gjøre noe av verdi for vedkommende. Ikke vent til slutten av møtet for å spørre om det er noe du kan gjøre! Søk underveis i samtalen å finne anledningene til å kunne bidra! Pass på at det blir en naturlig del av dialogen.
9.Avslutt i tide
Hvis det er satt av 30 minutter, pass på å stoppe noen få minutter før og spør om vedkommende må avslutte. Hvis vedkommende har mer tid – flott. Hvis ikke vil vedkommende sette pris på at du er en som respekterer andres tid.
10.Alltid booke neste skritt
Alt for ofte ser jeg at folk er slakke i avrundingen av møter. Mot slutten av et vellykket kaffemøte der fremtidige muligheter er avdekket, er sjansen meget god for at du kan booke en naturlig oppfølger. Lag en konkret avtale som går inn i begges kalender. Ikke la de hele renne ut i sanden med en vag enighet om at du følger opp.
