Sjefer spammer mest

Avatar photo

jens

Innboksene våre overfylles. Det viser seg at sjefer er en stor del av årsaken til overdreven e-posttrafikk.

Vi har ikke direkte kontroll over inngående e-post, selv om vi kan ta grep for å organisere inngående e-post på en effektiv måte. Imidlertid har vi kontroll over utgående e-post. Der ligger også nøkkelen til løsningen.

Det viser seg at de største e-postsynderne er ledere.

Ledere sender typisk ut flere e-poster enn de er seg bevisste. En liten europeisk undersøkelse viste at lederne i et antall virksomheter sendte ut over 50 e-poster hver dag.

En e-post fra en leder generer et stort antall e-poster i virksomheten. Med andre ord er det en betydelig multipliserende effekt av lederes e-poster. Multiplikatoreffekten øker dersom sendte e-post er lange, upresise eller inneholder mange budskap.

Straks ledelsen i selskapene reduserte sin utgående e-posttrafikk ble den øvrige, interne e-posttrafikken redusert i enda større grad enn den reduserte e-posttrafikken fra ledelsen.

Følgende anbefalinger er på sin plass for ledere som vil redusere intern e-poststøy:

  • Ikke be om å være på kopi med mindre det er absolutt nødvendig
  • Bruk telefon eller ansikt-til-ansikt møter for kompleks kommunikasjon
  • Bruk sms for enkle budskap rettet til individer. Det avler typisk ikke videresending av e-post
  • Ikke videresend e-poster ukritisk
  • Legg flid i e-poster slik at de blir presise, utvetydige og fokuserte på helst maks ett budskap
  • Merker du mens du skriver at dette blir omfattende, plukk opp telefonen og kontakt vedkommende direkte
  • Før du sender en e-post du har skrevet, tenk gjennom om den bør sendes. Er budskapet klart, vil mottaker forstå hva han / hun skal gjøre?
  • Redusere eller kutt ut alle «for sikkerhets skyld» e-poster
  • Aldri sende ut e-post når du er i følelsesmessig ubalanse