Innboksene våre overfylles. Det viser seg at sjefer er en stor del av årsaken til overdreven e-posttrafikk.
Vi har ikke direkte kontroll over inngående e-post, selv om vi kan ta grep for å organisere inngående e-post på en effektiv måte. Imidlertid har vi kontroll over utgående e-post. Der ligger også nøkkelen til løsningen.
Det viser seg at de største e-postsynderne er ledere.
Ledere sender typisk ut flere e-poster enn de er seg bevisste. En liten europeisk undersøkelse viste at lederne i et antall virksomheter sendte ut over 50 e-poster hver dag.
En e-post fra en leder generer et stort antall e-poster i virksomheten. Med andre ord er det en betydelig multipliserende effekt av lederes e-poster. Multiplikatoreffekten øker dersom sendte e-post er lange, upresise eller inneholder mange budskap.
Straks ledelsen i selskapene reduserte sin utgående e-posttrafikk ble den øvrige, interne e-posttrafikken redusert i enda større grad enn den reduserte e-posttrafikken fra ledelsen.
Følgende anbefalinger er på sin plass for ledere som vil redusere intern e-poststøy:
- Ikke be om å være på kopi med mindre det er absolutt nødvendig
- Bruk telefon eller ansikt-til-ansikt møter for kompleks kommunikasjon
- Bruk sms for enkle budskap rettet til individer. Det avler typisk ikke videresending av e-post
- Ikke videresend e-poster ukritisk
- Legg flid i e-poster slik at de blir presise, utvetydige og fokuserte på helst maks ett budskap
- Merker du mens du skriver at dette blir omfattende, plukk opp telefonen og kontakt vedkommende direkte
- Før du sender en e-post du har skrevet, tenk gjennom om den bør sendes. Er budskapet klart, vil mottaker forstå hva han / hun skal gjøre?
- Redusere eller kutt ut alle «for sikkerhets skyld» e-poster
- Aldri sende ut e-post når du er i følelsesmessig ubalanse
