Vi har alle tendens til å søke å kjøpe oss mer tid og skyve på frister. Vi ser på hvorfor det kan være en bommert.
Når vi skyver på en frist som synes for tøff, hva skjer?
Fortsetter alle å stå på for livet, eller senker alle skuldrene og tenker «nå har vi god tid» og reduserer innsatsen?
Sannheten er at vi mennesker har en tendens til å utnytte dårlig den tiden vi har kjøpt oss ved å skyve på ting. Som regel ender vi opp i den samme tidsklemma med det samme presset og stresset – samtidig som vi har brukt mer kalendertid.
Kvaliteten på det vi gjør er tilsvarende preget av tidspresset. Vi ligger med andre ord dårligere an enn før.
Så hvilke mekanismer ligger bak vår atferd når vi skyver på frister?
1. Avstanden til målet påvirker vår motivasjon
Forskning viser at jo nærmere vi er et mål, dess mer innsats yter vi for å nå målet. Vi blir mer fokuserte på målet – det opptar oss – og det hjelper oss med å ta fatt på oppgavene som må gjøres for å nå det.
Når vi skyver på en frist – så blir vi rett og slett mindre motiverte til å gå løs på oppgavene.
2. Vi trenerer – når presset er lavt
Trenering følger av punkt 1. Vi blir mindre motiverte, og dermed ender vi opp med ikke bare å skyve på fristen, men også på innsatsen. Vi trenerer til presset blir så stort at vi må ta affære.
Når fristen skyves på, så minker presset på kort sikt. Vi trenerer igjen frem til presset blir stort nok – slik at vi tar affære. Resultatet er hastverksarbeid og bortkastet kalendertid – paralellt med at vi må prioritere bort andre viktige ting – som ender opp som fremtidig hastverksarbeid.
Slik atferd kan fort bli en ond sirkel av utsatte frister, trenering, stress, dårlig kvalitet, svake resultater og misfornøyde kunder og kolleger.
Velsignet er dem som makter å gjennomføre oppgaver i god tid før fristen er omme.
3. Mange undervurderar tiden ting tar
Dessverre er de fleste av oss kronisk svake til å vurdere tiden det tar å gjennomføre oppgaver. Vi har en lei tendens til å undervurdere det relle behovet for tid.
- Vi unnlater ofte å trekke på tidligere erafringer med lignende oppgaver.
- Vi tar vi for sjeldent høyde for at ting ikke går som planlagt – hvilket ting sjeldent gjør. Vi legger rett og slett ikke inn buffer for problemer, avvik, forstyrrelser eller omveier.
- Vi er også typisk for svake til å dele opp større oppgaver i underkomponenter og vurderer nødvendig tidsbruk/-behov for hver del. Dette er abc i prosjektledelse. Særlig flaskehalsopgaver – som må fullføres før andre oppgaver kan påbegynnes / gjennomføres – synes å overraske mange.
Løsningene på ovennevnte utfordringer er å skape nødvendig press gjennom delfrister underveis som sammenfaller med deloppgaver og nødvendig tidsbehov for hver deloppgave. Vi må være grundige i jobben med å dele opp hovedoppgaven i sine underliggende komponenter – og å sette tøffe men oppnåelig delfrister for underoppgavene. Vi må også legge inn litt buffer for det uforutsette.
Gjør vi disse grepene, kan vi skape en kultur der vi rett og slett ikke skyver på frister, men i stedet gjøre ting i tide – og riktig første gang. Vi skaper tid og rom til å gjøre ting skikkelig – fremfor å gjøre ting «noenlunde» under voldsomt tidspress.
