4 steg for å ta opp et problem

Avatar photo

jens


Opplever du noen gang uoverensstemmelser på jobb?

Ikke så uvanlig, men likevel kan det oppleves som ubehagelig og vanskelig å ta opp.
En enkel 4-trinns-modell for å ta opp et problem kan kanskje være løsningen!

Å ta opp et problem eller uoverenstemmelse er vanskelig og ubehagelig. Vi ser på en enkel 4-trinns prosess for å gjøre det.

Problemer, gnisninger eller feider mellom kolleger eller mellom sjef og medarbeider, er blant de største tids- og energityver i næringslivet. Uoverenstemmelser svekker produktiviteten i team, og de demotiverer både ledere og medarbeidere. Det er alltid små uoverenstemmelser og gnisninger på en arbeidsplass, og det lever vi som regel godt med.

Rett som det er utvikler ting seg til større uoverenstemmelser, og da går det utover butikken. I yrker med tøffe resultatkrav som krever det lille ekstra, kan konflikter være forskjellem mellom måloppnåelse eller resultatsvikt.

Hvordan kan vi løse opp i uoverenstemmelser?

Forutsetningen for å lykkes er at du er bestemt, tydelig og presis, men ikke aggressiv. Aggresjon får oss mennesker umiddelbart til å gå i forsvarsposisjon. Når begge parter er i forsvarsposisjon, forsterkes uenigheter.

Å være bestemt, tydlig og presis fordrer at du står på din rett (og plikt dersom du er leder) til å ta opp problemer.

Målet er at du gjør det uten å fornærme eller ydmyke den andre part (en fornærmet part går uunngåelig i forsvarsposisjon.)

Måten å ta opp et problem uten å fornærme noen, er å gå på sak ikke person. Du konfronterer handlinger, ikke vedkommendes karakter, egenskaper eller ferdighter.

Oppskriften er som følger:

Steg 1. Beskrive hva som som foregår – handlingen(e) som du anser er problemet.

Steg 2. Uttrykke følelsene du opplever som følge av handlingene.

Steg 3. Markere hvilke forandringer du ønsker å oppnå.

Steg 4. Påpeke fordelene for den annen part ved å gjøre denne forandringen..

Eksempel med en kollega (teamleder) som stadig avbryter med ideer, innspill, synspunkter eller tanker enten de er relevante eller ikke.

Steg 1. (Beskrive)

«Unnskyld Pål. Jeg vet jeg avbryter deg, men du avbrøt meg akkurat. Det er ikke første gang, det skjer ganske ofte. Jeg foreslår noe, og så bryter du inn. Jeg får ikke fullført.«

Steg 2. (Uttrykke følelser)

«Jeg blir frustrert og irritert på deg.«

Steg 3. (Markere forandringer)

«Det jeg ønsker, er at du skal la meg fullføre det jeg skal si, før du tar ordet. Hvis du ikke vet om jeg er ferdig, ber jeg deg spørre om jeg har fullført det jeg skulle si.«

Steg 4. (Påpeke fordeler)

«Jeg vet at jeg vil bli mye mer effektiv og produktiv hvis jeg får komme med mine innspill uten å bli avbrutt. Det vil definitivt hjelpe teamet med å øke måloppnåelsen. Jeg vet at jeg ikke jobber optimalt med et høyt frustrasjonsnivå, fordi jeg føler at jeg ikke kommer til orde.«

Enkelt, men ikke lett 🙂